Políticas de Información Personal

Política de tratamiento de datos personales

Las Sociedades TCC Inversiones S.A. con NIT 900308342-2, TCC S.A.S. con NIT 860.016.640-4, Global Mensajería S.A.S. con NIT 900053978-1, Altertrac S.A.S. con NIT 900495568-1 y Fracor S.A.S. con NIT 811014895-8, componen el Grupo TCC; grupo humano, integro, cálido y experto que brinda tranquilidad y confianza a sus clientes, a través de soluciones logísticas innovadoras en la cadena de abastecimiento. Con el fin de dar cumplimiento a la ley 1581 de 2015, los decretos reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013 y el 1074 de 2015, y toda norma posterior que las modifique o complemente implementara la presente política de tratamiento de datos personales registrados en cualquier base de datos del Grupo TCC.

En concordancia con la normatividad vigente y para los efectos de la presente política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de esta. (Heredero)

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia  de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia. Envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por  cuenta del responsable.

Derechos de los titulares de la información

En aras de brindar tranquilidad y confianza a los titulares de los datos personales, los siguientes son los derechos que como Grupo responsable  del tratamiento de los datos personales garantizaremos en el tratamiento de nuestras bases de datos:

a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Grupo Logístico TCC en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a los datos parciales, anexados, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio valido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

c) Ser informado por el Grupo Logístico TCC previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la superintendencia de industria y Comercio, o la entidad que hiciere  sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen previo tramite de consulta o requerimiento.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita  a sus datos personales que hayan sido  objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

-       El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le pongan a disposición.

-      Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

-      El representante y/ o  apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

-      Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Derechos de los niños y adolecentes

En el tratamiento de datos personales se asegurara el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

a. Responder y respetar el interés superior de los menores.

b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Es tarea del estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacidad a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes  respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

Deberes del Grupo Logístico TCC como responsable y encargado del tratamiento de los datos personales

El Grupo logístico TCC reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia de manera exclusiva podrán decidir sobre los mismos, y por tanto garantizara el cumplimiento de los siguientes deberes en calidad de Responsable y/o  Encargado:

a. Garantizar el titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular  para el tratamiento de datos personales.

c. Informar debidamente al titular sobe la finalidad de la recolección y los derechos que la asisten en virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información sea veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la superintendencia de industria y comercio sobre el tema en particular.

n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que entra autorizado el tratamiento de sus datos.

p. Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.

q. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por la parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

r. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por  la superintendencia de industria y comercio.

s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

t. Usar los datos personales del titular  solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo

El Grupo TCC, es una compañía especializada en la prestación de servicios de soluciones logísticas innovadoras dentro de los procesos de la cadena de abastecimiento, en este orden de ideas, El Grupo logístico TCC, recopila, almacena, utiliza, transmite y, en general realiza actividades relacionadas con el tratamiento de los datos personales, en desarrollo de las siguientes finalidades: A) Para fines comerciales; de atención al cliente, mercadeo, investigación, acreditación, actualización; es decir, para todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con cualquiera de las sociedades del Grupo logístico TCC. B) Suministrar información y reporte de todas aquellas novedades o eventualidades que sucedan durante el despacho y/o transporte de documentos, paquetes o carga. C) Realización de procesos de selección y promoción de personal. D) Cumplimiento de obligaciones derivadas de contratos laborales y comerciales vigentes. E) Ejecución de programas de formación y capacitación de los empleados y demás eventos organizados por el Grupo logístico TCC, o en los cuales el Grupo logístico TCC tenga algún interés de participación. F) Para fines legales G) Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones del Grupo logístico TCC. H) Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de TCC, dentro y fuera del territorio nacional. I) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) a través de los canales dispuestos por el Grupo logístico TCC para la atención al público o en http://www.tcc.com.co/web/portal/SIC J) Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales, asociadas con las actividades relacionadas en los párrafos anteriores. K) Excepcionalmente y con previa autorización del Representante legal de los menores para Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas, y sociales; aquellas relativas a la educación y cultura, becas y ayudas estudiantiles a los hijos de los colaboradores.

Procedimientos para la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos

A.   Consultas:

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos del Grupo logístico TCC, quien se compromete a suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular y por tanto  garantiza:

-      Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

-      Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.

-      Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

-      En cualquier caso, independientemente del mecanismo  implementado para la atención  de solicitudes  de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informara al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento el primer plazo.

-      Las consultas podrán formularse al correo cumplimiento@tcc.com.co o en la página http://www.tcc.com.co/web/portal/SIC

B.   Reclamos

El titular o sus causahabientes  que consideren que la información contenida en una base de datos  debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente política de tratamiento, podrán presentar un reclamo ante  http://www.tcc.com.co/web/portal/SIC  y/o al correo electrónico cumplimiento@tcc.com.co, el cual  será tramitado bajo las siguientes reglas:

1.   El reclamo del titular se formula mediante solicitud dirigida a Natalia Roldan Pineda al correo electrónico cumplimiento@tcc.com.co o mediante comunicación escrita dirigida al área Cumplimiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos  que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien  reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al interesado.

2.   Una vez recibido el reclamo completo, este se catalogara con una etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo,  en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

3.   El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el relamo dentro de dicho termino, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

C.   Petición de actualización y/o rectificación

El Grupo logístico TCC rectificara y actualizara a solicitud del titular la información de este que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

1.   El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico cumplimiento@tcc.com.co o en medio físico dirigido al área Cumplimiento.

2.   indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportara la documentación que suspende su petición.

3.    El Grupo logístico TCC podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando estos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad  y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

D.   Petición de supresión de datos

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar al Grupo logístico TCC la supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

1.   Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

2.   Cuando hayan dejado de ser necesarios  o pertinentes para la finalidad para la cual  fueron recabados.

3.   Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por El Grupo logístico TCC. Sin embargo este derecho el titular no es absoluto y en consecuencia El Grupo logístico TCC podrá  negar el ejercicio del mismo cuando:

a)   El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b)   La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c)    Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Vigencia

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su publicación y se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para el desarrollo de las finalidades establecidas. 

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